A expressão “fechar o caixa” faz parte do vocabulário de quase todo comerciante. Antes de baixar as portas e ir para casa, é preciso conferir tudo que foi pago e recebido e checar com o dinheiro do caixa.
Sendo de comércio ou não, toda pequena empresa deve seguir a mesma premissa e ter o fluxo de caixa como companheiro do final do expediente. “O controle de caixa é o registro das transações financeiras de um negócio”, define Maurício Galhardo, especialista em finanças e sócio-diretor da consultoria Praxis Education.
Aparentemente simples, esta ferramenta é indispensável para quem quer manter as contas em ordem. Uma planilha (veja aqui um modelo de Planilha de Fluxo de Caixa fornecido pelo Sebrae/SP) pode ajudar na tarefa cotidiana de checar as contas. “O fluxo de caixa é o melhor instrumento de controle da empresa”, diz Ricardo Curado, consultor financeiro do Sebrae/SP.
Como fazer
Um fluxo de caixa perfeito é aquele que leva dedicação e disciplina dos empresários. O primeiro passo é separar as saídas de dinheiro em pelo menos três categorias: fornecedores, despesas e outras saídas.
Dentro dos pagamentos com despesas, os especialistas sugerem a divisão em outras três categorias. “As despesas podem ser administrativas, como papelaria, correio, telefone, internet e salários, comerciais, onde entram gastos com marketing e comissões de vendedores, e financeiras, como juros, multas e IOF”, explica Gomes. Em “outras saídas”, coloque o que a empresa pagou para amortização de empréstimos, pagamento de tributos e investimentos.
Do outro lado do fluxo, ficam as entradas, que costumam vir principalmente do que a empresa recebe das vendas. “A venda de um ativo ou um novo aporte também devem entrar neste quesito”, afirma o professor da ESPM.
Esta operação deve ser feita diariamente e depois de calcular o valor das entradas menos o das saídas, somando ao saldo inicial, o empresário tem acesso ao saldo final do dia. Este número deve bater com o que há nas contas bancárias. “Se não bater, o que está errado é o fluxo de caixa. O banco nunca erra”, brinca Galhardo.
Atenção: saldo negativo não significa prejuízo. Os especialistas alertam para a diferença entre saldo e lucro ou prejuízo. “A empresa ficou em déficit de caixa. Prejuízo ou lucro é resultado de vendas menos custos e despesas”, diz Gomes.
Por outro lado, se o saldo for negativo com frequência, vale prestar atenção nas movimentações financeiras da empresa. “Normalmente, significa que está saindo mais dinheiro do que entrando. Tem que fazer o demonstrativo de resultados”, ensina Curado.
Fluxo de caixa projetado
Com cada vez mais crédito circulando e mais gente pagando a prazo, as empresas são capazes de fazer projeções com a ajuda do fluxo de caixa. Isto significa que é possível colocar na planilha em qual data – mesmo no futuro – deve entrar ou sair dinheiro. “É como ter a bola de cristal para prever o futuro financeiro do negócio e tomar decisões hoje”, compara Galhardo.
Se você já sabe que daqui 30 dias vai precisar pagar as contas do fornecedor, pode se programar e deixar de gastar ou investir para poupar e não precisar apelar para os bancos. As empresas que praticam o controle do caixa há mais tempo já têm uma curva de caixa e sabem como é o movimento mês a mês, facilitando o planejamento. “O fluxo serve como uma grande bússola financeira para indicar as melhores datas para receber e pagar”, define Gomes.
Esta projeção serve para mostrar se existe um descasamento das operações, ou seja, entre pagar o fornecedor e receber do cliente há um período muito longo e não dá tempo do dinheiro entrar. Para resolver este problema, os especialistas indicam uma boa gestão de estoque, uma negociação maior com os fornecedores e menos prazo para os clientes pagarem.
O fluxo de caixa é uma ferramenta para avaliar a gestão financeira da sua empresa e colocar o dono no comando das finanças. Por isso, a orientação é dedicar um pouco de tempo todos os dias para fazer estas contas. “Não encerre o dia ou vá embora sem fechar o caixa”, ensina Curado.
Para Galhardo, fazer um fluxo de caixa “mais ou menos” gera resultados medíocres e não ajuda na hora de tomar decisões. “Faça o fluxo de caixa de centavos, até contas de papelaria tem que buscar. Se der diferença, entra no detalhe e esgota até saber de onde vem a diferença”, ensina. Segundo ele, esta é a melhor forma de saber se existe algum tipo de desvio ou se os processos estão mal feitos.